Heizkostenabrechnung (HKA)

Hier können Sie sich mit den Gegebenheiten der HKA vertraut machen, die man bei der Abrechnung beachten sollte.

Hier können Sie sich mit den Gegebenheiten der HKA vertraut machen, die man bei der Abrechnung beachten sollte.

 

Ablesetermin

Falls die Organisation und Ankündigung eines Ablesetermins nicht vom Messdienst übernommen wird, ist das vom Vermieter zu übernehmen. Der Zeitpunkt muss den Mietern mindestens 10 Tage vorher bekannt gemacht werden. Kann der Termin nicht wahrgenommen werden, ist der Mieter verpflichtet die Ablesegeräte zugänglich zu machen oder einen Ersatztermin mit dem Messdienst zu vereinbaren.

 

Abrechnungspflicht

Die HKA nach der Heizkostenverordnung (HeizKV) ist für jeden Betreiber einer Heizungsanlage unabdingbar. Ihre Kernpunkte sind die Pflicht zur Verbrauchserfassung und verbrauchsabhängigen Kostenverteilung. So ergibt sich für den Vermieter eine gesetzliche Vorgabe Messgeräte zu installieren. Die Abrechnungspflicht besteht grundsätzlich für Miet- und Eigentumswohnungen, gewerbliche Räume und gemischt genutzte Räume. Wird diese Pflicht nicht eingehalten, kann der Mieter die verbrauchsabhängige Abrechnung und demzufolge den Einbau eines Wärmemessgerätes gerichtlich erzwingen. Eine Pauschale ist also unzulässig, entsprechende Regelungen im Mietvertrag sind nichtig. Der Vermieter sollte darauf achten, die Abrechnung ordnungsgemäß durchzuführen. Der Mieter ist sonst berechtigt, den Heizkosten- und Warmwasseranteil nach § 12 HeizKV um 15% zu kürzen.

Ausnahmen nach § 11 HeizKV, bei denen die Abrechnungspflicht nicht besteht:

  • Räume in Gebäuden, wo der Heizwärmebedarf unter 15 Kilowattstunden pro Quadratmeter im Jahr.
  • Die Verbrauchserfassung ist technisch nicht möglich oder wirtschaftlich unzumutbar, d. h. die Kosten würden sich in 10 Jahren nicht amortisieren.
  • Es handelt sich um ein Wohnheim, z. B. für Alter, Pflege oder Studenten.
  • Die Räume waren vor 01.07.1981 bezugsfertig und die Mieter können den Wärmeverbrauch deshalb nicht beeinflussen.
  • Es wird eine besonders energiesparende Heizungsanlage betrieben, beispielsweise durch Solarenergie.
  • Die Wohneinheit verfügt über eine eigene Heizung und Warmwasseranlage.

Bei einem Haus mit 2 Wohnungen, wovon eine der Vermieter selbst bewohnt und die andere vermietet ist, kann nach § 2 HeizKV ebenfalls vereinbart werden, die Heizkosten nicht nach dem Verbrauch zu berechnen.

 

Abrechnungszeitraum und Abrechungsfrist

Es gelten die Fristbestimmungen des § 556 BGB. Die jeweilige Abrechnung umfasst einen Zeitraum von einem Jahr, wobei es sich nicht zwingend um ein Kalenderjahr handeln muss. Spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraumes muss die Rechnung in den Händen des Mieters sein.

 

Aufteilung von Grundkosten und Verbrauchskosten

Ist das Objekt mit einer Zentralheizung ausgestattet, werden die Heizkosten gesamt anteilsmäßig über die Fläche (Grundkosten) und über den Verbrauch (verbrauchsabhängige Kosten) auf die Mieter umgelegt. Der Gesetzgeber lässt eine Kostensplittung im Verhältnis Grundkosten zu verbrauchsabhängigen Kosten von 30:70, 40:60 und 50:50 zu. Ein einmal ausgewähltes Verhältnis muss dann über alle Abrechnungszeiträume beibehalten werden. Für die Umlage der Grundkosten wird überwiegend die Wohnfläche herangezogen. Bei nicht an die Heizung angeschlossenen Wohnflächen müssen diese jedoch aus dem Umlageschlüssel heraus gerechnet werden. Dann ist die Heizfläche (geringer als die Wohnfläche) der zu benutzende Umlageschlüssel für die Grundkosten.

 

Leerstand

Der Vermieter sollte nicht vergessen, dass er die Grundkosten und die verbrauchsabhängigen Kosten solcher Wohnungen ebenfalls berechnen und tragen muss. Es ist immer einzuplanen, dass im Winter leere Wohnungen geheizt werden müssen, damit die Heizungen nicht einfrieren.

 

Mieterwechsel §9b HeizKV

Kommt es zu einem Mieterwechsel, muss eine Zwischenablesung erfolgen, um die verbrauchsabhängigen Kosten zu erfassen. Die verbrauchsunabhängigen Kosten sind zeitanteilig zu berechnen.

 

Schätzverfahren

Ist die Ablesung nicht möglich (z. B. wenn die Erfassungsgeräte beschädigt wurden oder der Mieter den Zugang strikt verweigert), muss eine Schätzung vorgenommen werden. Vorsicht ist geboten, wenn kein Verschulden beim Mieter liegt oder die Schätzung mehr als 25% der gesamten Wohnfläche betrifft. Dann darf der Mieter die Heizkosten um 15% kürzen.

Es gibt 2 zulässige Schätzverfahren:

  • Die Verbrauchzahlen der vergangenen Jahre werden von den Räumen herangezogen, in denen die Messung nicht möglich ist. Zu berücksichtigen sind dabei die Witterungsverhältnisse.
  • Es wird der Verbrauch vergleichbarer Räume im gleichen Gebäude in der aktuellen Abrechnungsperiode zugrunde gelegt.

 

Wärmemessdienst

Wir empfehlen einen Messdienst zu beauftragen, um sich den Aufwand zu sparen. Solch eine Firma ist darauf spezialisiert, Erfassungsgeräte zu installieren, jährlich den Verbrauch abzulesen und eine Abrechnung zu erstellen. Der Vermieter muss diese dann nur noch in die aktuelle Betriebskostenabrechnung integrieren. Damit trägt er aber trotzdem die Verantwortung zu überprüfen, ob die Abrechnung ordnungsgemäß verläuft, denn er ist für die Mieter nach wie vor der direkte Ansprechpartner. Das heißt, man sollte von Anfang an darauf achten, einen renommierten Messdienst zu beauftragen und zu klären, wie dessen Konditionen sind. Wichtig zu wissen ist also, ob das externe Unternehmen ein Ableseprotokoll erstellt, das vom Mieter zu unterschreiben ist und wie die beauftragte Firma ggf. auf Reklamationen reagiert. Zu beachten: Es werden nicht immer Protokolle geführt, beispielsweise bei Funkzählern, und eine Unterschrift ist somit nicht zwangsläufig notwendig. Die Kosten des Wärmemessdienstes können auf die Mieter umgelegt werden.

 

Wärmeverbrauchserfassung gemäß §5 Absatz 1 HeizKV

 

  • Wärmezähler: Messfühler messen den Temperaturunterschied zwischen Vor- und Rücklauftemperatur des Heizkreises.
  • Messröhrchen (Verdunstungsröhrchen): kostengünstigste, aber umstrittenste Messmethode. Ein Röhrchen mit Messflüssigkeit wird jedes Jahr neu am Heizkörper befestigt. Je nach Heizintensität verdunstet mehr oder weniger Flüssigkeit, was an einer Skala ablesbar ist.
  • Heizkostenverteiler: elektronische Variante des Messröhrchens.
  • Warmwasserzähler (Wasseruhr): die Zahl der Kubikmeter des Warmwassers, was durch die Leitung fließt, wird genau erfasst. Die Wasseruhr muss aller 5 Jahre neu geeicht oder ausgewechselt werden.

Nach § 7 Abs. 2 HeizKV lassen sich die entstandenen Kosten auf den Mieter umlegen. Zu beachten ist eine aktuelle Änderung der HeizKV: § 9 der HeizKV betrifft verbundene Heizungsanlagen, d. h. das Objekt wird von einer Heizungsanlage zentral beheizt und die gleiche Anlage übernimmt auch die zentrale Wasserversorgung. Für diese Heizungsanlagen ist künftig eine getrennte Umlage der Heizkosten und der Warmwasserkosten auf die Mieter vorgeschrieben. Dies erfordert die getrennte Erfassung des Heizungs-und des Warmwasserverbrauchs mit entsprechenden Messeinrichtungen. Für eine eventuell notwenige Nachrüstung gibt der Gesetzgeber Zeit bis 31.12.2013.

 

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